Låt Värderingarna Vara Utgångspunkten I Varje Handling

Jag har under en längre tid funderat på hur ett företags principer och värderingar ska ta större plats i vardagen. Inom många företag är det oftast fina ord som man påminns om en gång per år. Istället för som meningar är vara levande varje dag. 

Inom Lean är värderingarna grunden till allt. De är värderingarna som bygger hela företaget. Och i allt man gör ska man alltid gå till dem för att se att det stämmer överens. Det är här vi är mindre bra i de flesta företag och organisationer. Många ledningsgrupper med höga chefer har koll på företagets grunder men sen vattnas de ur ju längre ner i organisationen man kommer. Den stora frågan är egentligen hur för hur många företag är dess värdegrund verkligheten och inte bara fina ord på ett papper.

I boken Vad är Lean? tar författarna Niklas Modig och Pär Åhlström upp ett besök av en svensk forskare på Toyota. Forskaren frågar hur de har gjort på Toyota för att implementerat de verktyg och metoder de utvecklat inom deras tjänsteverksamhet samt hur de tillämpar dem inom deras försäljning. Den yngre senioren Nishida-san som arbetat inom Toyota i 37 år och ännu har mycket kvar att lära om Toyota Production System, suckar djupt när han får frågan innan han säger. ”Ytterligare en utlänning som inte förstått någonting.”

En av de vanligaste fallgroparna vi hamnar i när vi arbetar med Lean är just att vi ser olika metoder och verktyg som lösningen. Genom att implementera dem i vår verksamhet kommer vi lyckas på samma sätt som Toyota. Vad det egentligen handlar om är att skapa sig en filosofi som utgår ifrån företagets värderingar. En sak som jag ofta möter på inom omsorgen när vi pratar Lean är att vi bygger inte bilar som Toyota utan vi arbetar med människor. Det var hur vi skulle komma runt detta boken Vad är Lean? gjorde det extra klart för mig eftersom de lyfter abstraktionsnivån.

Arbetet med Lean måste ha sin grund i de värderingar som företaget vilar på och ska växa utifrån. Det är viktigt att det inte fattas några förhastade beslut utan att det finns en samsyn innan man går vidare. Värderingarna definierar hur vi ska vara och agera inom företaget. De ska fungerar som en källa där alla inom företaget ska hämta styrka, inspiration och vägledning. Värderingarna ska lägga grunden till den kultur som ska finnas inom företaget.

Desto längre arbetet fortlöper och det fortsätter ställas frågor om hur har vi arbetat enligt värderingarna och hur har vi inte arbetat för värderingarna ju starkare blir kopplingen till värderingarna. Detta gör även att  principer börjar växa fram. Principerna utgör mönstret för hur vi ska agera i vissa situationer. De hjälper oss att se hur och vad vi måste prioritera för att vi ska leva upp till våra värderingar.

När principerna väl sitter och arbetet fortsätter på samma sätt som tidigare men nu ställer man frågorna utifrån både värderingar och principer kommer de att visa sig nya mönster. Denna gång kommer de inte handla om hur vi fattar beslut utan om vad vi gör och hur vi utför våra uppgifter. Då växer det fram olika metoder i sättet vi arbetar. Genom att utvärdera dessa metoder lär vi oss vad som fungerar och vad som inte fungerar. Vi behöver då ta tillvara på vad som fungerar och sprida de metoderna till andra. Vi får då standardiserade metoder att arbeta utifrån. Metoderna är alltså det bästa sättet vi kan arbeta på för att sköta vårt företag och arbete var eviga dag.

För att kunna utföra en metod behöver vi aktiviteter och verktyg. Aktiviteterna är vad vi gör och verktygen är vad vi använder oss utav. Exempelvis för att utföra metoden ”Medvetandegörande av vad som är nästa händelse på dagen” har vi utvecklat ett bildstöd som visar alla händelser under en dag där personen alltid tar ner en bild för varje händelse som den utfört. Verktyget blir bildstödet och aktiviteten blir att vi tar ner en bild när vi har utfört det bilden står för.

Det som vi lätt missar är att vi hela tiden när vi tar fram nya metoder eller vill försöka implementera en metod som fungerat bra hos någon annan är att ställa oss frågorna stämmer det här överens med våra principer och värderingar. I allt vi gör behöver vi ställa oss frågan hur jobbar vi enligt principerna och värderingarna. Hur arbetar vi inte efter dem. Det är så vi lyckas skapa en filosofi som är så viktig för att det ska bli Lean. Vi kommer aldrig lyckas med Lean om vi försöker kopiera de metoder, aktiviteter och verktyg andra använder. Vårt företag eller vår organisation är unik och vi behöver finna vad som passar bäst för att vi ska leva efter våra värderingar.

Jag återkommer i ett senare inlägg om hur vi kan använda oss av detta för att undvika meningar som ”vi arbetar med människor inte med bilar”.