Med Större Fokus På Hur

Det är lätt hänt att hamna i en Vad-orienterad tankevärld. Där vi hela tiden tänker på vad som ska genomföras. Kanske kompletterar vi Vad-et med ett När. Är vi riktigt noga med det vi gör skriver vi också ner vem det är som ska utföra uppgiften. Tyvärr glömmer vi allt som oftast diskutera eller skriva ner Hur vi ska genomföra det. När en brukare på mina enheter behöver ha stöd inom ett nytt område eller om det är någon ny brukare som flyttar in är jag alltid noga med att vi i personalen behöver svara på fem frågor kring stödet. De är Vad, När, Varför, Av vem och Hur?

Vad

Under Vad behöver vi identifiera vad det är som ska genomföras. Denna del är rätt enkel eftersom vi ofta är väl medvetna om vad som som ska genomföras. Till exempel kan det vara att hämta en penna.

När

Under När behöver vi beskriva när pennan ska hämtas. Detta skulle kunna vara en exakt tid (tisdag kl 14:00) eller lite mer svävande (tisdag eftermiddag innan middagen).

Varför

Här ska man förklara varför pennan ska hämtas på ett sätt att personen som ska hämta pennan förstår syftet. Säg att jag alltid går för att hämta en penna på tisdagar klockan 14:00. Därefter lämnar den till K utan att förstå varför.  Eftersom förståelsen saknas kanske jag inte tycker att tiden är så noga och en gång slarvar med att hämta pennan. Kanske är det inte så viktigt att jag hämtar pennan exakt klockan 14 utan jag kan lika gärna hämta den klockan 19:00. Är jag däremot medveten om att jag behöver hämta pennan klockan 14 för att K ska skriva sin namnteckning på ett avi som gör att K får ut de pengar som K har att leva på under en vecka. Detta måste ske klockan 14:00 för att K ska hinna ner till banken innan den stänger klockan 15. Här kanske vän av ordning frågar sig varför inte K kan behålla pennan till nästa tisdag, vilket är en fullt förståelig fråga. K tenderar att försöka skada sig själv med pennan om K lämnas själv med pennan.

I detta exempel ökar förståelsen väldigt mycket för varför pennan behöver komma till K varje tisdag klockan 14 och varför pennan inte får lämnas kvar hos K.

Av vem

Här behöver man svara på vem det är som ska genomföra uppgiften. I hämta pennan exemplet skulle det kunna vara personal, eller K tillsammans med personal. Det är viktigt att man identifierar vem det är som ska göra något eftersom det är lätt hänt att man tror att någon annan ska genomföra det om inte vem som ska göra det är klargjort.

Hur

Under hur behöver vi beskriva hur vi ska gå tillväga när vi ska hämta pennan.  Hur detaljerat hur är beskrivet är olika på situationen. Men det är viktigt att det finns ett hur beskrivet. I fallet med pennan kanske det är viktigt för K att personal överlämnar pennan till K i höger hand och resten inte är speciellt viktigt. Detta är viktigt för medarbetaren som hämtar penna att veta. Om K och personal ska hämta pennan ihop är det extra viktigt att det finns beskrivet hur det ska gå till när pennan hämtas. K kan som vi kan läsa under varför skada sig med pennan och därför är det viktigt att veta hur vi hämtar den. Kanske kan inte K få pennan direkt K och personal har hämtat pennan för då finns en risk att K gömmer pennan för att skada sig med den senare.

Min upplevelse är att vi ofta glömmer hur vi ska göra något. Ett exempel som hände mig själv nyligen var när jag och min kollega skulle rekrytera vikarier inför sommaren. Vi planerade vad vi skulle göra, det vill säga rekrytera vikarier inför sommaren. Vi planerade När vi skulle göra det, dvs innan ett visst datum. Vi planerade vem som skulle göra det, dvs vi två. Vi visste varför vi skulle göra det, dvs medarbetarna vill ha semester under sommaren och det behöver vara någon som arbetar när de har semester. Men det ända vi sa om hur vad att vi skulle ha gruppintervjuer. Eftersom vi aldrig kommunicerade Hur-et ordentligt mellan oss finns det också mängder av förbättringsområden till nästa år.

Vad jag personligen tar med mig är bli ännu mer noggrann med att låta fokus ligga på hur något ska ske och inte bara konstatera vad som ska ske.

 

2 thoughts on “Med Större Fokus På Hur

  • Ja!
    Det finns många fördelar att ta ”hur”-frågan tidigt. Den är nämligen litet mindre konfrontativ än ”varför”-frågan, även om den också så klart är viktig. HUR-frågan kan också (rätt tillämpad) bli väldigt inkluderande – ja till och med början på ett förbättringsarbete där alla är med!

    • Funderade på om jag inte skulle byta ut ”varför” mot ”vad är syftet” Dels blir det inte lika hårt eller anklagande som varför och dels är det syftet med uppgiften som utföraren behöver förstå.

Comments are closed.