David Allan heter författaren till boken Getting Things Done, vilket är hans filosofi rörande hur han får saker utförda. GTD var den filosofi/metod som jag anammande när jag först började experimentera med produktivitet. Många delar ur hans filosofi finns fortfarande kvar medan andra delar i min produktivitetssystem är lite justerade.
David Allen menar att alla uppgifter oavsett om det är privat eller arbetsrelaterat är arbetsuppgifter (work). Varje arbetsuppgift som har fler än två deluppgifter definierar han som projekt. Vilket innebär att det mesta som du kommer att hantera är projekt.
GTD bygger lite förenklat på fyra steg. Fånga upp/samla, klargöra, organisera och granska. I denna artikel kommer jag beskriva de fyra stegen lite närmare.
Fånga upp/samla
Det spelar inte någon roll om det är tankar, ideér, mail, räkningar eller förslag från andra. Allt detta behöver samlas och fångas upp så att vi inte glömmer det. För att samla upp det så behöver du skapa dig en eller flera inkorgar där du placerar allt som kommer till dig. Du behöver antagligen ha flera inkorgar både fysiska och digitala.
När du har samlat allt som kommit till dig så är det dags för nästa steg i processen, att klargöra.
Klargöra
Att klargöra är precis vad det låter som. Det är nu du ska bestämma om du ska göra något med det eller inte. Vad som är nästa steg beror på svaret på din fråga. Bara för att det inte är en uppgift som du ska utföra så innebär det inte att du kan lämna det i inkorgen. För då kommer du få hantera dokumentet igen. Du behöver välja om det är något som ska slängas, sparas för att du kanske vill göra det senare, eller om det är referens material.
Blir svaret ja på din fråga så måste du ställa dig frågorna: Vilket resultat ska det leda till och Vilken är nästa uppgift för att jag ska nå ett steg närmare resultatet.
Organisera
När du har klargjort om det är en uppgift som du ska göra eller inte så behöver du lägga uppgiften där den hör hemma. Det finns lika många olika system som människor som använder sig av olika system för att organisera sina uppgifter. Ett litet tips är att inte ha en att göra lista eftersom den tenderar att bli väldigt lång. Det är bättre att ha en lista för telefonsamtal att ringa, en för saker att prata med chefen om, en för saker att ta upp på veckomötet, en för saker som du väntar på från andra och så vidare. Du behöver också ha en lista för dina olika projekt.
Granska/genomgång
För att de inledande tre stegen snart inte ska vara förgäves så kräver det att du med jämna mellanrum granskar dina olika listor. Dina olika att göra listor behöver du granska minst en gång om dagen, ofta kommer du att granska dem flera gånger varje dag. Listan över aktuella projekt bör du granska minst var sjunde dag så att du kan vara säker på att projektet hela tiden rör sig mot sitt slutmål. När du granskar dina projekt behöver du hela tiden ställa dig frågan: Vilken är nästa uppgift som kommer att ta projektet ett steg närmare målet?