Steg 2: Töm Dina Inkorgar – GTD

Har du någongång fått känslan att du själv inte styr över vad du gör om dagarna? Då är risken stor att du hela tiden åtgärdar det som skriker högst och ger dig mest dåligt samvete. Du hittar steg 1 här

Jag har haft många kollegor och andra personer i min närhet som jobbar efter vad som plockar på mest uppmärksamhet. Ofta är det många som låter sin inkorg styra vad som de arbetar med. Problemet är att du hela tiden jobbar med vad som för andra framåt mot deras mål. Det är sällan andras mål som hjälper dig att nå dina mål. Handen på hjärtat, vad är viktigast? Är det mailet som precis plingade till i inkorgen. Är det papperna som ligger överst? Antagligen är det något helt annat som får dig närmare dina mål. 

Detta går att motverka genom att prioritera vad som behöver göras och i vilken ordning. Målen kommer inte närmare för att några mail skickas. Även fast det känns bra att skicka 10 mail när man är stressad. Det ger oss känslan av att faktiskt göra något. Egentligen borde inkorgarna tömmas varje dag (gärna flera gånger). När inkorgen töms ska det också stå klart vad som ska hända med varje objekt i inkorgarna.

Ska jag göra det här?

När du hanterar varje objekt som hamnat i din inkorg så behöver du fråga dig själv: Ska jag göra något med det här?

Är ditt svar nej, behöver du klargöra följande för dig: Ska det slängas? Vill/ska jag kanske göra det senare? Ska det behållas som referensmaterial?

Om du kommer fram till att det ska slängas så är det bara flytta objektet till papperskorgen. Behöver du fundera på om det är något du vill/ska göra senare? Flytta det till listan över saker som ska göras någon dag/kanske. Är det något som ska sparas som referens, placera det där du har ditt referensmaterial.

Är ditt svar Ja, behöver du ställa följdfrågorna: Vilket resultat ska det leda till? Vilken är nästa uppgift för att jag ska ta mig närmare resultatet?

För att det ska få ett lyckat utfall behöver du också identifiera vad ”klart” betyder för just denna uppgift. Du behöver även komma fram till vad ”att göra” innebär för varje uppgift. Med andra ord behöver du också ställa dig frågorna: Vad betyder klart? Och Vad är att göra?

Som du säkert har förstått så räcker det inte med att skriva trädgård på din lista. Istället borde exempelvis stå ”anlägg trädgård på baksidan”. I nästa uppgift för att ta sig ett steg närmare målet att ha trädgård färdig på baksidan kan vara ”väntar på Ellies plan för trädgården på baksidan”. 

När du kommit så långt så är det dags att organisera allt…