Steg 4: Veckogenomgången

  • frealp 

Dags att genomföra Steg 4: Veckogenomgången. Det är i detta steg allt faller på plats och du ser till att alltid ha koll. Du hittar steg 1 här, steg 2 här och steg 3 här.


Veckogenomgången är vad som styr hela ditt system. Om du inte en gång i veckan tar dig tid att gå igenom ditt system grundligt så kommer du tillsist sluta lita på det. Och det är då allt börjar krackelera. För att veckogenomgången ska fungera behöver du sätta av tid i din kalender för att genomföra den. Jag har ständigt bokat 13:30 på fredagar. Det gör att jag kan hinna med att göra saker som dyker upp innan alla går hem för helgen efter veckogenomgången. Ytterligare en anledning till varför jag gör min veckogenomgång innan helgen är för att sy ihop arbetsveckan. Det viktiga är att du hittar en tid där du får göra den i fred utan avbrott.


Syftet med veckogenomgången i GTD är att du ska få tömma alla dina inkorgar, kontrollera så att alla projekt rör sig mot målen och ge dig en chans att starta upp nya projekt. Förenklat skulle man kunna säga att du gör om de tre första stegen igen.

Samla in

Det första du gör efter att du kopplat bort telefonen är att samla ihop alla lösa papper, post-it eller vad det nu kan vara och lägger dem i din inkorg. Jobbar du mer digitalt så rekommenderar jag dig att scanna dem. Jag använder Scannable för att scanna allt till Evernote.

Rensa

När allt är insamlat så är det dags att rensa. Gå igenom ditt skrivbord, din plånbok, portfölj, handväska eller vad du nu kan ha. Släng allt som du inte behöver. Lite som du gör när du går igenom inkorgen. Är det något jag ska ha? JA = action, NEJ = släng.

När du har gått igenom de fysiska utrymmet gå vidare till det digitala.
Rensa dina digitala inkorgar. Det kan vara mail, inkorgar i task-appar. Bestäm hela tiden vad du ska göra med det som är i inkorgen.

Gå vidare till datorn: rensa skrivbordet, töm nedladdnitngsmappen efter att du placerat det som ska finnas kvar på rätt plats. Töm papperskorgen i mailen och slutligen tömmer du datorns papperskorg. Nu är det mobilens tur: töm röstbrevlådan och dina sms. 


Vidare till ditt mentala utrymme. Nu funderar du på om det finns något som du har som ska in på dina listor. Jag kommer alltid på något som ska göras i ett eller annat projekt. Ett tips är att ordna en lista att gå igenom. På min lista finns bland annat saker att göra i hemma, matvaror att köpa, saker att lära sig och saker till mina viktigaste projekt. När du har gått igenom detta så har du förhoppningsvis rensat sinnet.

Granska

Jag granskar alltid min kalender. Jag går alltid tillbaka en månad i tiden och sedan ungefär ett år fram i tiden. Varje vecka så kommer jag på något som jag inte fört över till mina listor när jag läser vad som har eller ska hända.

Gå vidare till veckans mötesanteckningar för att se om du missat att föra in något i ditt system eller kommer på något nytt. Vidare till dina projekt och kommande uppgifter. Är det rätt saker som är prioriterade för att föra dig närmare dina mål?

Undersök hur det går i delegerade projekt och gå igenom ”väntar på” listan. Kanske är det dags att skicka en påminnelse till någon om något. Finns det något på listan över ”kanske, någon gång” som ska påbörjas. Det kanske är något som till och med ska tas bort från listan.

Gå igenom dina kommande projekt, är de fortfarande aktuella? ska något startas? Tillsist är det bara listan med böcker att läsa kvar att gå igenom. Fundera på om prioriteringsordningen är den rätta. Har du läst någon bok som ska över till ”läs igen” listan.

Reflektera

Sista momentet i veckogenomgången är reflektion. Ta några minuter och reflektera över veckan som varit. Skriver du dagbok eller för journal så gå igenom dina anteckningar. Skriv ner vad du är stolt över från veckan som gått. Fundera på vilket/vilka områden som behöver förbättras nästa vecka och skriv upp dem. Har du fått några nya och bra idéer, skriv ner dem med. 


När du gjort dessa fyra steg så är du redo för nästa vecka.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.