Steg 3: Dags Att Organisera

Nu har vi samlat våra tankar, klargjort vad som ska göras med våra uppgifter. Det innebär att vi är redo för steg 3: Dags att organisera alla uppgifter. Du hittar steg 1 här och steg 2 här

Så här långt så har vi skapat två listor. En för projekt och en de uppgifter som behöver göras oavsett om de hör till ett projekt eller ej. Om vi skulle välja att stanna vid dessa två listor så skulle listan med uppgifter bli väldigt lång och svår att prioritera från. David Allan pratar om att vi behöver dela upp listan med uppgifter i flera olika listor. Dessa ska beskriva de kontexter som uppgiften ska utföra i.

Exempel på kontexter kan vara:

• På Internet
• I Affären
• Att ringa
• Chefen
• Veckomötet
• Hemma
• Kontoret

Anledningen till dessa kontexter är att det blir enklare att prioritera vad du ska göra beroende på var du är. Ska du handla mat så är det bra att bara behöva ta fram listan med saker som du ska handla och inte behöva ögna igenom en lista med människor att ringa, saker att prata med chefen om och uppgifterna som behöver utföras för att garaget ska bli städat.

Anpassa uppgiften efter situationen

Dessutom får du möjligheten att utföra arbetsuppgifter enkelt i olika situationer. Är du på plats fem minuter innan ditt möte börjar så kan du alltid ta fram telefonen. Istället för att kolla Facebook kan du ringa samtalet som bara tar tre minuter och styrka det från din lista. Eftersom du har en lista över samtal att ringa så är det enkelt att hitta ett samtal som passar in där och då. Har du bara en lista så är det lätt att hamna i ett uppskjutande. Spendera tiden på socialamedier eller något annat som inte tar dig vidare mot dina mål.

David Allan menar att de olika kontexterna går att anpassa utifrån vårt individuella behöv men den kontexten som vi absolut inte får glömma är listan där vi samlar allt som vi väntar på från andra personer.